Focalizarea pe eficienta si protejarea afacerilor in aceste perioade de incertitudine economica a devenit o prioritate pentru mediu de afaceri romanesc, organizarea activitatii prin managementul de proiect ajungand sa fie in zilele noastre un mod de abordare al business-ului indiferent de domeniul de activitate.
Cresterea nivelului de complexitate al proiectelor, precum si utilizarea unui numar mare de date face ca implementarea unui instrument software de analiza, strategie si management sa fie absolut necesar, tocmai pentru a rentabiliza si elimina pierderile datorate situatiei economice actuale.
Procesele decizionale din cadrul unui proiect constituie punctul central al activitatii de management al proiectului de aici si necesitatea unui control strict al acestuia oferind astfel reducerea costurilor, eficienta folosirii fondurilor si cresterea profitului.
ISOtop Enterprise este un sistem integrat de gestiune si management care pe langa multe alte functionalitati pentru gestiunea eficienta a afacerii ofera si functionalitati pentru managementul proiectelor din cadrul organizatiei.
Managementul proiectelor este o componenta importanta a sistemului integrat de gestiune si management ISOtop Enterprise, fiind dezvoltat la cele mai inalte standarde ingloband tehnici cunoscute de management al proiectelor si diferite moduri de abordare: Lean Manufacturing si PDCA.
Probleme intalnite in managementul de proiect, solutiile oferite de ISOtop Enterprise
Pentru eliminarea problemelor care pot sa apara in managementul proiectelor, ISOtop Enterprise ofera solutii eficiente in abordarea acestora precum si controlul lor.
1. Suprapunerea resurselor
O problema des intalnita in managementul de proiect este suprapunerea resurselor, indatoririlor in cazul persoanelor cu responsabilitati in cadrul proiectului. ISOtop Enterprise vine cu solutii pentru evitarea supraincarcarii sarcinilor unei resurse, oferind diagrama sarcinilor deja atribuite executantului ales.
Utilizarea unor bune practici, dar si a unor formulare tipizate pentru un bun control al proiectului nu face decat sa supraincarce sarcinile unor manageri de proiect, in acest sens aplicatia ISOtop Enterprise oferind o imagine clara a proiectului utilizand datele din sistem, ne mai fiind necesar reintroducerea datelor de mai multe ori, realizarea diferitelor rapoarte si analiza datelor rezultate.
Practic, se realizeaza un control unitar al proiectului cu toate etapele sale planificare, organzare, directionare si control al resurselor pentru realizarea scopului proiectului.
2. Controlul direct si redirectionarea resurselor
Prin inregistrarea documentelor, contractelor si actelor aditionale ale contractului, prin asignarea facturilor de vanzare catre proiect, managerul de proiect are in fata permanent oglinda bugetului de proiect, manopera (obtinuta prin pontarea angajatilor pe lucrari si taskuri) si cheltuielile materiale aferente proiectului (obtinute prin operarea bonurilor de consum), facturile si incasarile acestora, putand astfel sa ia diferite decizii cheie in organizarea si redirectionarea unor resurse.
Deasemenea sunt inregistrate toate situatiile de decontare cu clientul si situatiile complexe cu date reale de costuri culese din sistem pentru intern.
3. Proiecte imense
Gestiunea proiectelor foarte vaste, cu un numar mare de subproiecte si activitati care se desfasoara in cele mai intalnite cazuri simultan si in locatii diferite era o sarcina foarte dificila si cateodata imposibil de realizat pentru orice manager de proiect. Datorita tehnologiei si modului de abordare, ISOtop Enterprise poate gestiona cu usurinta orice proiect indiferent de marime si complexitate astfel sarcina managerului limitandu-se doar la luarea decizilor cheie in derularea acestuia. Un ajutor deosebit in acest sens fiind si mesajele de remember generate automat de aplicatie sau setate si trimise special de utilizator, mesaje care pot sa contina si documente si care pot fi urmarite daca au fost citite sau rezolvate.
4. Abordare gresita
ISOtop Enterprise ofera un mod de abordare al proiectelor pornind de la obiectiv catre resurse, adica alocarea resurselor necesare realizarii obiectivelor proiectelor se face dupa stabilirea activitatilor, dupa care se stabilesc taskuri, persoanele responsabile, alte resurse. Realizarea obiectivelor proiectului se face prin utilizarea optima a resurselor disponibile.
Un alt mod de abordare al proiectelor s-a dovedit ca fiind nociv in buna realizare a obiectivelor proiectului.
5. Dificultati in evaluarea/reevaluarea unor etape din proiect
Evaluarea si reevaluarea unor etape importante din proiect sunt foarte importante mai ales in fazele de planificare si concepere a proiectului.
Prin stabilirea unor activitati de validare in urma etapelor importante din proiect, pe baza unui chestionar in care sunt stabilite criteriile de acceptanta, ISOtop Enterprise ajuta la buna organizare si control al acestor activitati.
In cazul in care se constata necesitatea de reevaluare a unor etape aceasta se poate face fara nici un fel de restrictie, oferind siguranta luarii celor mai bune decizii.
Pentru aceste activitati de validare managerul poate aloca diferite resurse necesare in realizarea acestora si defineste taskurile si responsabilitatile.
6. Dificultati in monitorizarea interna si externa a proiectelor
Monitorizarea proiectelor este o activitate absolut necesara.
Atat monitorizarea interna cat si cea externa a proiectelor se poate face cu usurinta, folosind aplicatia ISOtop Enterprise pentru ca este o aplicatie web care ofera date in timp real, accesul facandu-se ori de unde – singurele conditii fiind utilizarea unui calculator cu acces la internet.
Pe baza de user si parola si mai ales in functie de drepturile de acces in aplicatie, se pot urmari proiectele, cu activitati, taskuri, realizarea acestora, precum si documentele, bugetele alocate, etc.
Astfel orice evaluator / finantator / manager de proiect poate accesa aplicatia si are posbilitatea de a utiliza toate facilitatile pe care aceasta le ofera, fara a mai fi necesara orice deplasare la birou sau unde este instalata aplicatia.
Urmarirea si controlul proiectelor care se vor realiza cu ajutorul fondurilor structurale se poate face prin aplicatia ISOtop Enterprise, pornind de la planificare, organizare, directionare si control, toate acestea realizandu-se intr-un sistem integrat.
De asemenea, achizitionarea aplicatiei se poate face accesand astfel de fonduri, toate acestea fiind deschise tuturor companiilor care vor sa isi eficientizeze activitatea.
Comunicate de presa
